Google Календар се обично користи за распоред догађаја и састанака, али он има и других, великих могућности. Заједничко коришћење, унутрашња претрага и неограничени број календара, омогућују да се Google Календар користи и као алатка за управљање пројектима.
Заједничко коришћење - можете омогућити приступ календату учесницима тима, који сарађују у пројекту (или чак и клијентима, ако желе да прате процес развоја пројекта). Кад кликнете на опцију Подешавања, прећи ћете на нову страницу, где можете подесити опције за сваки од ваших календара.
Такође, можете подешавати и сваки календар појединачно:
Упозорења и обавештења - после уноса новог догађаја, кликните на њега и изаберите "Измени догађај".
После тога, можете "Додати госте", уносећи електронске адресе оних учесника тима, које желите да обавестите о свом новом запису. Можете одмах додати неколико адреса, али уверите се претходно да сте им отворили општи приступ календару. Згодно је што се "информација о догађају" аутоматски укључује у вашу поруку.
Хронологија пројекта - уносећи задатке у календар, аутоматски га претварате у детаљан план пројекта. Посебно су прегледни прикази календара у виду “Планер”.
Управљање приступом клијената - ако клијенти желе да прате процес пројекта, боље је водити два одвојена календара. У једном ће бити технички детаљи за рад вашег тима, а у другом сва информација за клијенте (текући резултати, рокови, кључне информације, састанци,...). За велике пројекте се могу правити и посебни календари за различите делове пројекта.
Доношење одлука - током реализације пројекта, свакако ће се пројавити неки проблеми. Учесник вашег тима, код кога се појавио проблем, треба да унесе тај проблем у календар, тако што ће:
- за било које време, направити нови догађај
- на почетку ставити своје име
- изменити време, тако да то буде “догађај на Цео дан”
То ће омогућити осталим учесницима у пројекту да обрате пажњу на то и ако могу, да му помогну. Када се реши, унос се означава као “РЕШЕНО”. Ако проблем није решен у току дана, може се пренети на следећи или неки други дан (кликнути и превући).
Хештагови (hashtag #) су речи-ознаке, по којима се у Интернету остварује претрага по темама. У неким сервисима се те речи-ознаке обележавају специјалним знаком # на почетку речи.
У Google Календару постоји могућност унутрашње претраге. То је веома важно, јер та функција календар претвара у базу података. А коришћење хештагова у записима, олакшава њихову претрагу и коришћење. Потребно је да направите јединствени хештaг за сваки пројекат и да га користите свуда: у документима, твитовима,... Зашто? Када вршите претрагу по конкретном хештагу, онда добијате потпуни списак завршених задатака са приказивањем датума и времена.
Извоз података - Сваки календар, резултат претраге или начин приказа (дан, недеља, месец,...) можете штампати или сачувати у формату PDF:
То је веома корисно, када треба сабрати резултате о одрађеном послу (помоћу претраге по одређеном хештагу) или извући списак предстојећих задатака у вези тог пројекта.
.
0 коментара :
Постави коментар