Стручњаци тврде да је добро сортирање материјала исто тако важно у животу и раду као и управљање дејствима у пројекту. Пошто нас лавина информација свакодневно затрпава са свих страна, ако немамо изграђен систем класификације информације, често долазимо у непријатне ситуације, због тога што смо нешто заборавили, па биће да има доста истине у тој тврдњи.
Показало се да Evernote може одлично да послужи за сортирање информација и материјала из свих области: посла, учења, писања књиге, прикупљања информација,...
Evernote је чисти лист, на који пишете све што вам падне на памет и нема никаквих колона, поља и сл., већ сами правите своју структуру, онако како вама одговара и мењате је према својим потребама, онда када мислите да треба.
Издвајају се два начина сортирања информација: по бележницама и по ознакама. Свака од метода има своје предности и мане и коју ћете користити, зависи од ваших потреба.
Кад је у питању сортирање по ознакама, оно је у највећем броју случајева засновано на методи GTD (метода Дејвида Алена: „Getting Thing Done“ или: „Бре!, уради те задатке“:)), која је универзална и сваки човек је може прилагодити за решавање свог проблема.
Дејвид Ален препоручује да се свe информације поделе на „Задатке“ и „Приручну (помоћну) информацију“. Многи програми – планери спискова задатака и система продуктивности, направљени су по тим идејама (Asana, The Secret Weapon, My Life Organized, DoIt, RememberTheMilk,...), а данас их корисници врло успешно повезују са својим Evernote налозима.
У таквој организацији, најважнију улогу игра бележница „Задаци“ (или „Пријем“), у коју доспевају све белешке.
Да бисте заиста ефикасно искористили свог зеленог слона Evernote, потребно је да га квалитетно храните, а за храњење морате припремити поље, односно, неопходно је да поштујете нека правила:
А) Веома је битно да додавање нових информација буде максимално брзо и лако
1) Додавање информација са Интернета:
- Пречица WIN+A – довољно је да означите део текста на веб страници и притиснете на тастатури комбинацију ових типки; аутоматски ће се означени текст сачувати у Evernote као белешка (пречицу можете променити у Алат >> Опције >> Пречице на тастатури).
- Evernote Web Clipper – означите текст на веб страници, кликните на њега десни клик и у падајућем менију изаберите Evernote Web Clipper >> Сними изабрано:
Белешка за Evernote се прави у позадинском режиму и потребно је свега 2-3 секунде да се направи:
Такође, можете снимити и целу страницу. Немојте ништа означавати, већ просто на веб страници кликните десни клик и у падајућем менију изаберите Evernote Web Clipper >> Сними ову страницу:
На тај начин, страница ће бити потпуно сачувана са свим обликовањима, и биће као да прегледате сајт отворен у картици прегледача, а дизајн странице ће вам помоћи да је брзо идентификујете при прегледу. Користећи систем ознака, можете је на одговарајући начин класификовати, тако да вам буде при руци када затреба.
- Clearly – када не желите да сачувате обликовање странице, једним кликом очистите веб страницу од сувишног садржаја, а онда, другим кликом додајте њен садржај као белешку у свој Evernote.
- Е-пошта Gmail – помоћу веб клипера можете лако сачувати и своју електронску преписку преко поште Gmail, што је веома важно, јер данас пошта није само средство комуникације, већ и начин предавања различитих података: докумената, фотографија, туристичких маршрута, рецепата и много другог. Временом се ти подаци скупљају и постаје их тешко пронаћи у пошти, али ако их пребаците у Evernote, можете направити много бољу класификацију и касније их лако пронаћи. Да бисте сачували неко важно писмо, довољно је да га отворите и кликнете на додатак Web Clipper у прегледачу. После тога, писмо ће, заједно са свим прикљученим датотекама, бити сачвувано у сервису Evernote, а ви га можете сместити у жељену бележницу и присвојити му одговарајућу ознаку.
Још лакши и ефикаснији начин додавања писама из Gmail у Evernote је да користите неки од рецепата сервиса IFTTT. Можете користити неки од постојећих рецепата или направити свој. Нпр. рецепт: ако писмо означим звездицом, оно ће аутоматски бити послато у Evernote... Погледајте детаљније о раду са сервисом IFTTT у чланцима Користите ли мешап? и Повезивање - Мешап IFTTT.
Такође, своју Evernote е-адресу, коју сте добили приликом регистрације у Evernote, можете да додате у списак контаката у е-пошти и да, при слању писама, увек шаљете себи копију у Evernote (себи ћете слати скривену копију писма).
- Мобилни телефон – слање информације преко е-поште. Преко своје Evernote е-адресе, можете да шаљете белешке директно у бележнице. Најбоље је да своју е-адресу додате у контакте, да је не бисте памтили и куцали сваки пут.
2) Идеје – идеје, мисли, питања,..., нову белешку са својом генијалном замисли:) најбрже можете додати коришћењем пречице Cntrl+Alt+N (можете је променити у Алат >> Опције >> Пречице на тастатури). Одмах ће се отворити уређивач бележака, где можете нешто написати, убацити слику, забележити идеју својим гласом,... и унето ће бити аутоматски сачувано. За мобилне телефоне постоји додатак, који ће вам омогућити да телефон користите као диктафон и једноставно издиктирате своју мисао.
Ако се корисна замисао налази у неком од е-писама, онда такво писмо једноставно проследите на своју Evernote е-адресу, или искористите неки од IFTTT рецепата.
3) Снимци екрана – помоћу пречице WIN+PrtScrn (можете је променити у Алат >> Опције >> Пречице на тастатури) можете да изаберете и снимите било коју област вашег екрана, а затим да јој додате ознаку и на тај начин је сортирате. Такође, слику лако можете да поделите преко дугмета „Дели“, у Панелу дугмади.
4) Скенирања и фотографије – скениране или фотографисане информације (нпр., визит карте) можете чувати као белешке и лако их пронаћи захваљујући уграђеној могућности претраге текста на сликама.
Б) Бележницу „Задаци“ морате редовно обрађивати (нпр., ујутру или увече).
Неопходно је да поседујете дисциплину да сваку нову белешку обрадите, тј. да јој доделите одговарајућу ознаку.
В) Фасцикла за увоз
Можете задати фасциклу на вашем рачунару, из које ће се вршити увоз датотека. Нпр. преузимате са Интернета неку е-књигу и задајете њено чување у фасцикли за увоз датотека. Evernote ће аутоматски копирати књигу у подразумевану бележницу за пријем.
Једноставно је задати такву фасциклу:
Г) Додељујте само потребне ознаке
Што мање ознака будете имали, то боље, тј. трудите се да направите што једноставнију структуру. Ваш систем треба да се састоји из неколико главних ознака и њихових подознака.
Рецимо да сте направили ознаку „Прочитај/Прегледај“ и да имате називе књига, које желите да прочитате. Да би вам називи тих књига били брзо доступни када се нађете пред библиотеком (књижаром), потребно је да постоји и подознака „Будуће књиге“ унутар ознаке „Прочитај прегледај“, под којом ћете сачувати белешке о књигама које желите да прочитате.
Односно, свака нова ознака треба да буде направљена са тачно одређеним циљем, а њихов број у вашем систему треба да држите под контролом. Тј., нову ознаку треба да направите тек када имате јасну представу зашто вам она треба и како ћете је користити.
Д) Разликовање ознака
У Evernote све ознаке имају исти статус, односно, подела на главне ознаке и подознаке је чисто визуелна, а што се тиче функционалности, она је за све ознаке иста. Списак ознака се у Evernote сортира по азбучном реду. Да бисте избегли такво сортирање, потребно је да испред сваке главне ознаке додате неки свој знак (тачку, звездицу, нулу,...) да би те ознаке биле изнад свих осталих, као и да подознакама додате неке своје знаке (узвичнике, манки, таласасту црту,...), да бисте знали којој групи ознака оне припадају.
У следећем посту ћете видети једноставан начин додавања читавог система ознака и какве све знаке можете додавати испред својих ознака.
.
.
0 коментара :
Постави коментар